9 Consejos para trabajar desde casa con Microsoft 365

Allan Ruiz
mayo 6, 2020

El equipo detrás de OSOMCO y Microsoft ha pasado mucho tiempo aprendiendo y desarrollando las mejores estrategias para hacer que trabajar desde casa sea productivo y saludable. 

Queremos ayudar a todos a enfrentar el desafío de iniciar a trabajar desde casa compartiendo nuestros mejores consejos en este post.

Prepara tu espacio de trabajo

Es importante tener un espacio de trabajo hogareño dedicado, donde puedas ser productivo y señalar que estás en modo de no molestar. Cualquier área donde puedas lograr enfocarte puede funcionar como un espacio de trabajo. Y no te preocupes si se pone un poco desordenado durante el día, siempre es posible  usar un fondo durante las reuniones de video para que tus compañeros de equipo se concentren solo en ti. 

Microsoft 365 está diseñado como una oficina virtual que puedes llevar a donde quiera que vayas. Si bien es posible que no tengas una impresora, archivos físicos o un teléfono de escritorio en casa, puedes extraer tus documentos directamente en OneDrive, almacenar archivos de forma segura, donde las personas adecuadas puedan acceder a ellos en SharePoint y unirse rápidamente a llamadas y reuniones con Teams.  

Comunícate a menudo 

Cuando trabajas desde casa, tu ritmo diario puede cambiar. Esto es especialmente cierto para quienes equilibramos el trabajo y el cuidado de la familia. Comunica claramente tus horas de trabajo a tus compañeros de equipo y colaboradores para que sepan cuándo contactarte. También puedes establecer un mensaje de estado en Teams para compartir esta información de manera proactiva. 

Además, acostúmbrate a ofrecer informes frecuentes de progreso a tus compañeros de equipo. Las compañías totalmente remotas tienden a enfatizar la documentación, ya que es una forma clave de mantenerse conectados cuando se trabaja por separado. Recomendamos publicar actualizaciones, ideas y recursos útiles que hayas descubierto en los canales de Teams, para que tus compañeros de equipo puedan mantenerse conectados con lo que estás haciendo, incluso sin el beneficio de una conversación casual en el pasillo. Más tarde, pueden buscar ideas o contenido dentro del canal cuando los necesiten. 

Mantener límites saludables  

Sin las señales habituales de la jornada laboral (una caminata para almorzar, por ejemplo, o un viaje diario a la oficina), desconectarse puede ser un desafío. Los trabajadores remotos a veces se encuentran trabajando por largos períodos sin descansos para hacer ejercicio, socializar o tener una comida adecuada. Esto conducirá rápidamente al estrés y al agotamiento. Recuerda: tu salud es lo primero. Tómate un tiempo para las comidas, Mantente hidratado y recuerda mentalmente «desconectarte» del trabajo remoto al final del día. Estos comportamientos no sólo te mantendrán saludable, sino que también te ayudarán a ser más productivo a largo plazo. 

Puedes utilizar MyAnalytics, una extensión de la experiencia del cliente de Office 365, que te ayudará a encontrar oportunidades para crear mejores hábitos y a recuperar el control de tu tiempo. Incluyendo tu bienestar lo cual es clave para el balance entre la vida en el hogar y la vida en la oficina, particularmente cuando trabajamos desde casa.

Adopte las reuniones en línea

En ausencia de una sala de conferencias física, reunir a todos puede parecer el mayor desafío de trabajo remoto de todos. A medida que trasladas las reuniones a Teams, asegúrate de que todas las reuniones tengan una opción virtual de «unirse» para crear una sala de conferencias en línea. Además, sugerimos que todos los participantes enciendan el video si se sienten cómodos al hacerlo. La interacción cara a cara ayuda mucho a todos a sentirse conectados.  

Teams tiene una amplia selección de cámaras certificadas para elegir, así como dispositivos auriculares y parlantes para asegurar que tú y tus compañeros de trabajo siempre puedan comunicarse con claridad. 

Se atento e inclusivo 

Pasar a las reuniones en línea puede eliminar algunas de las señales visuales en las que confiamos para ver si un colega tiene algo que decir en una reunión. Y las llamadas de conferencia abarrotadas pueden dificultar que las personas compartan sus opiniones. El organizador de la reunión debe detenerse con frecuencia para dar espacio a preguntas y recordar a los asistentes que también pueden usar la ventana de chat de la reunión para compartir sus ideas. 

Graba tus reuniones

Para compensar la falta de tiempo presencial, algunos trabajadores remotos programan reuniones adicionales para mantenerse conectados con clientes, socios y compañeros de trabajo. Las reservas dobles en agenda pueden ser difíciles de evitar. Si su organización lo permite, graba las reuniones en Teams para que los compañeros de trabajo puedan ponerse al día más tarde. Si no pudiste asistir, recuerda al organizador que grabe en tu ausencia. ¿Quiere saber más sobre las reuniones de Teams? Obtenga más consejos aquí.

Conversaciones informales 

Muchos trabajadores remotos encuentran que lo que más extrañan de la oficina son las conversaciones casuales. Las charlas en el pasillo de la oficina no solo nos mantienen conectados, sino que a menudo muestran información o ideas importantes que de otra manera pasan inadvertidas.

Siéntete libre de acercarte y conectar con tus compañeros de trabajo. Establece un recordatorio para conectar regularmente con los demás.

Los emojis, los GIF y los stickers son la mejor forma de mantener la charla divertida y ligera.

Reúna al equipo

Trabajar de forma remota puede sentirse aislado. Es importante crear oportunidades para que todo el equipo se una virtualmente. Mantén tu cadencia habitual de reuniones de equipo o almuerzos de equipo, solo que hazlos en línea.

Usa el canal «General» en Teams para discusiones que puedan ser de interés para todos.

Para grandes tormentas de ideas, puedes usar la aplicación Microsoft Whiteboard, que proporciona una pizarra digital infinita para que los participantes de la reunión puedan idear y colaborar directamente en los equipos.

Mantener el entusiasmo

Con todos los cambios que vienen con el cambio al trabajo remoto, es importante fomentar y mantener la moral del equipo. Hay muchas cosas que puede hacer dentro de los equipos para que las personas se sientan positivas y comprometidas. Comparte noticias e historias en el chat de tu equipo, o celebra un concurso de fotografía.

Entendemos que cada individuo y equipo trabaja de manera diferente. Pero esperamos que los consejos de nuestro equipo te ayuden a mantenerte productivo y conectado mientras se adapta a una nueva forma de trabajar. Y recuerda, puedes empezar a usar hoy por Teams hoy de forma gratuita.